Chaque jour, des centaines de documents ou courriers unitaires sont émis par les entreprises et produits au fil de l’eau par de multiples utilisateurs. Les optimiser, en termes de coûts, de contrôle, de qualité, de conformité et de workflow, est donc un enjeu majeur pour ces courriers égrenés. Des solutions numériques prennent désormais le relais, dont la plateforme Cogemail qui intègre toute l’expertise de Cogetefi. Démonstration.
Le courrier égrené mal géré : de multiples pertes pour les entreprises
Écrire le document, lancer son impression pour pouvoir l’envoyer, solutionner les éventuels problèmes d’imprimantes, mettre sous pli le courrier, l’affranchir puis le déposer au bureau de poste pour l’expédier, le faire valider si besoin, le classer, etc. La gestion d’un courrier unitaire en mode manuel peut être chronophage pour vos collaborateurs qui ont à gérer une succession de tâches non automatiques plutôt que de se concentrer sur le cœur de leur métier, et perdent ainsi en productivité. Sans compter les coûts directs induits liés au matériel, aux consommables, à la maintenance, à l’affranchissement qui, par définition, ne peuvent être optimisés lorsque chacun gère le courrier de manière unitaire et à sa guise…
En termes de qualité, ces documents, lorsqu’ils sont gérés manuellement, ne suivent pas forcément les règles de mise en forme de l’entreprise, sont soumis à la qualité du matériel et peuvent même être sources d’erreurs préjudiciables. Il en résulte une communication client qui pourra donner une image négative de l’entreprise. Et ce ne sont là que des exemples de tous les inconvénients d’un traitement manuel et non automatisé des courriers unitaires et égrenés.
Réaliser des économies et gagner en performance dans la gestion des courriers de votre entreprise, avec la solution Cogemail
Cette plateforme numérique et sur-mesure permet d’effectuer toutes les opérations d’envoi postal de manière automatisée, sécurisée et normalisée. Cogemail est très facilement paramétrable et très intuitif d’utilisation pour vous faire vraiment gagner en temps et en efficacité.
- Vous élaborez et envoyez vos courriers unitaires ou de masse (bulletins de paie, devis, factures, relances clients, marketing direct, courriers à valeur probatoire, etc.) directement depuis vos outils bureautiques habituels et votre poste de travail.
- Cogetefi gère vos impressions et expéditions de courriers à votre place afin d’optimiser vos coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement.
Un courrier égrené mieux géré et optimisé au niveau des coûts
Cette solution permet de générer des économies directes pour toute entreprise ou structure ayant une activité de gestion de courriers unitaires. Cela impacte directement la performance de l’entreprise à plusieurs niveaux. En termes d’économies visibles, citons les gains liés aux matériels, imprimantes, différents types de consommables ou encore à l’affranchissement.
Cogemail assure également des gains opérationnels en évitant tous les coûts cachés par la suppression de très nombreuses tâches à faible valeur ajoutée qui prennent du temps aux collaborateurs de l’entreprise, comme la mise sous pli manuelle ou la gestion des validations, des contrôles et des signatures.
Gérer les courriers unitaires avec le maximum de simplicité pour les utilisateurs
Une solution n’est adoptée par ses utilisateurs que si elle est simple d’usage et si ses bénéfices sont immédiatement visibles. C’est tout l’intérêt de la plateforme qui permet l’envoi de courrier unitaire ou en masse directement depuis le poste de travail en passant par les outils bureautiques habituellement utilisés, Word par exemple. Pas besoin de changer ses habitudes ou son matériel !
Autre source de simplification : la gestion automatique depuis la plateforme Cogemail des différents workflows pour que le courrier suive son circuit sans intervention manuelle, de sa validation jusqu’à sa signature. La gestion du courrier unitaire et égrené gagne ainsi en fluidité et simplifie le travail des collaborateurs de l’entreprise, sur toute la chaîne.
Une plateforme numérique sur-mesure qui s’intègre facilement à tous les process des entreprises
Cogemail se paramètre facilement, avec l’aide des équipes Cogetefi, pour que la solution soit totalement adaptée aux spécificités de l’organisation. Cela permet de prendre en charge tous les types de documents que vous avez à gérer, imprimer et envoyer comme les bulletins de paie, les devis, les factures clients, les documents de marketing direct, etc. Bien évidemment, elle offre un large choix de personnalisation pour traiter vos spécificités de courrier en prenant en charge l’impression noir et blanc ou alors couleur, différents types de mises sous plis et différentes formules d’affranchissement. Sans oublier l’envoi simultané possible de courrier en format papier et en format numérique pour une distribution multicanale simple et efficace.
Une solution courrier déjà adoptée dans tous les secteurs d’activité et idéale pour tout type d’entreprise
En bref, les avantages de la solution Cogemail se mettent au service de la performance de la gestion du courrier égrené dans toute entreprise ou organisation :
- des gains directs et opérationnels : économies sur toute la chaîne, respect des délais d’envoi, suppression des tâches chronophages ;
- une qualité unifiée de l’information diffusée : homogénéité des courriers, qualité de l’impression, archivage ;
- une gestion des courriers sécurisée avec un système fiable : sécurisation des systèmes Cogetefi, absence de risques d’intrusion, traçabilité, workflows de validation et de signature, conformité.
